Seguro que muchas veces has entrado en la oficina y has tenido que ver la gran cantidad de archivos repartidos en estanterías y mesas. El ponerse a pensar en el caos que produce tal cantidad de papeles, lo cierto es que llega a ser preocupante. Aunque se quiera ordenar bien toda esta documentación no es sencillo cuando a la vez tenemos que afrontar nuestras tareas de trabajo diario. Todo esto ha hecho que la digitalización de los documentos cada vez sea más utilizada, tal y como nos comentan los profesionales de gitdoc.es, ya que es bastante útil y los que prueban la digitalización no vuelven a acumular documentos.
La digitalización un gran beneficio
Cuando se digitaliza cambiamos por completo la forma de trabajar en cualquier empresa, un procedimiento que no es nada difícil y donde la inversión es mínima. Para no perder el tiempo en ello, hay empresas que se dedican a realizar este trabajo por ti. Vamos a ver los beneficios principales para que te hagas una idea:
Facilitar la búsqueda documental
El buscar o recuperar cualquier clase de documentación se hace más rápido cuando está digitalizada. De esa forma la productividad es mayor, puesto que no se va a perder tiempo lidiando con archivos interminables. Podemos comprobar que cualquier oficina llega a gastar hasta un 35% de la jornada a la hora de buscar documentos en formato papel.
El espacio para el almacenamiento del papel será más reducido
Con frecuencia suele ser problemático el conservar tanta documentación al no tener espacio. No se pueden acumular tantos archivos año tras año. Existen multitud de empresas que no tienen lugar en una oficina pequeña donde no cabe más de lo que sería necesario. Un problema que se va a solucionar de forma sencilla al digitalizar los documentos.
No hay riesgo de que se pierda o deteriore la documentación
En ocasiones los documentos se pierden al no archivarse de forma adecuada. Por todo ello, la digitalización de facturas, expedientes u otros escritos es una buena forma de asegurarse de que siempre estará disponible, además de evitar los deterioros que tiene el estar usando papel, el cual con el paso del tiempo puede hacer que no se pueda leer correctamente.
Envío sencillo
Es bastante fácil realizar gestiones cuando se tienen documentos digitalizados que podemos enviar a otra entidad o cliente para que haga cualquier clase de trámite. Podemos enviarlos mediante correo electrónico o cargarlo en las páginas de empresas que cuenten con este tipo de servicio.
La digitalización hace posible varios tipos de consultas
Los documentos pueden consultarse desde varios equipos a la vez, por lo que es una manera de lo más eficaz de que se pueda compartir información entre algunos compañeros de la compañía o entre la propia compañía y otro organismo, además sin tener que estar imprimiendo copias.
Obtención de copas de los originales
Todo documento que se digitalice, va a poder imprimirse las veces que se desee cuando se necesite. Esto permite asegurarse de que vamos a contar con una copia perfecta. El original va a quedar intacto y no nos veremos afectados por la nitidez, tal y como pasa con los documentos en papel que se manipulan bastante.
Ventajoso a la hora de limitar el acceso a la información
Esta manera de almacenar datos hace posible que se restrinja el acceso a los documentos. Solo van a poder consultarlos las personas que tengan autorización para esto mediante una clave, Se pueden establecer distintos niveles en cuanto a privacidad, todo ello dependiendo de los perfiles de cada usuario.
Su gran versatilidad
Toda la información digital cuenta con la ventaja de su gran utilidad y de que puede ser añadido a cualquier clase de documento electrónico. Se puede modificar y convertir a otros formatos, dependiendo de para qué lo queramos. Algo que es complicado cuando se habla de documentos en formato papel.
Las imágenes que tienen los documentos que se deterioran pueden mejorar
Si tenemos un archivo antiguo, es bastante habitual que las imágenes que contengan tengan daños. Cuando se digitalizan documentos, logramos que mejoren de forma importante con algunos programas. No olvidemos que vamos a poder cambiar cualquier clase de texto sin que tengamos que estar escribiéndolo por completo.
Ahorro de dinero y cuidamos el medio ambiente
No se piensa en la gran cantidad de dinero que gastan las empresas en tintas de impresora y de papel, pero la cantidad es bastante alta. El digitalizar los documentos permite un gran ahorro sin tener que afrontar otros gastos.
Ya puedes ver, que el beneficio de la digitalización es evidente, por lo que lo mejor es no esperar más de cara a la modernización de tu empresa y que sea bastante más productiva, lo que será una magnífica decisión.
